Al jaren organiseren we esports toernooien op Heroes Dutch Comic Con, maar wat komt daar allemaal bij kijken? Achter de schermen werkt een team al maandenlang aan de voorbereidingen.
Voordat er ook maar één wedstrijd gespeeld wordt, liggen er al tientallen beslissingen op tafel. Welke games draaien er dit jaar? Hoeveel ruimte is er beschikbaar, en hoeveel teams kunnen we op één dag realistisch laten spelen? Welke partners kunnen het toernooi meer body geven? En welke prijzen stellen we beschikbaar voor de winnaars?
Als die keuzes gemaakt zijn, gaat de marketing van start. Er wordt een contentplanning opgesteld, een inschrijfformulier gemaakt en de inschrijvingen worden actief gemonitord. Er wordt contact opgenomen met de deelnemers voor praktische informatie over wat er wanneer gebeurt, speelschema’s en toernooiregels. Parallel daaraan loopt de logistieke planning: een personeelsplanning voor opbouw, uitvoering en afbouw, en afstemming met partners die apparatuur en materiaal komen leveren.
De woensdag voor HDCC gaat het fysieke werk van start. Vrachtwagens worden volgeladen en rijden richting de Jaarbeurs Utrecht. Leveranciers worden opgevangen, hun vrachtwagens uitgeladen en dan begint de opbouw. Tientallen pc’s en monitoren worden uitgepakt, geïnstalleerd en geconfigureerd. Games worden geïnstalleerd en geüpdatet, drivers en programma’s zoals Discord worden klaargezet. Daarna volgt een uitgebreide testfase, want hoe goed je je ook voorbereidt, techniek blijft techniek.
In twee à drie dagen wordt alles opgebouwd, getest en klaargemaakt voor de deelnemers.
Op zowel zaterdag als zondag is de organisatie al vroeg aanwezig voor een laatste testrun voordat de deelnemers binnenkomen. Als het toernooi eenmaal loopt, houden scheidsrechters toezicht op het speelschema en de naleving van de toernooiregels. Elke wedstrijd moet op tijd afgerond zijn, want de finale vindt vaak plaats op het podium en die moet op een bepaald tijdstip beginnen. Dat vraagt om strakke coördinatie tot op de minuut.
Wat twee à drie dagen kostte om op te bouwen, wordt op zondag in twee à drie uur weer afgebroken. Vermoeid na een intensief weekend, maar secuur: kabels worden zorgvuldig opgerold, spullen gaan terug in de juiste dozen, vrachtwagens worden geladen. En dan gaat alles weer terug.
Maar daarmee is het nog niet voorbij. Terug op kantoor wordt alle apparatuur gecontroleerd, heringedeeld en klaargezet voor het volgende evenement. Sponsors worden op een passende manier bedankt, winnaars worden via social media in het spotlicht gezet. Foto’s en video’s worden nabewerkt en gepubliceerd, sponsorrapportages opgesteld en de financiële afhandeling afgerond.
Dit hele proces – van de eerste planningssessie tot de laatste factuur – wordt mede uitgevoerd door studenten van de Minor Esports Event & Media Management aan Breda University of Applied Sciences. Geen gesimuleerde opdracht, maar echte verantwoordelijkheid op het grootste popcultuur-evenement van Nederland.
Voor die studenten is het precies de hands-on ervaring waar de minor om draait. Esports is een industrie die razendsnel evolueert met nieuwe games, nieuwe platforms en nieuwe businessmodellen. Door mee te draaien in een professionele productie leren studenten niet alleen hoe een toernooi werkt, maar ook hoe je omgaat met de dynamiek en onvoorspelbaarheid van een jonge, innovatieve branche. Dat is kennis die je niet uit een boek haalt.
Dan is de Minor Esports Event & Media Management misschien iets voor jou. Je leert alles over evenementenorganisatie, mediaproductie, strategie en marketing. Geen voorkennis vereist, alleen een leergierige instelling. Iedereen met een propedeusediploma kan zich inschrijven.
Het begint met een plan
Voordat er ook maar één wedstrijd gespeeld wordt, liggen er al tientallen beslissingen op tafel. Welke games draaien er dit jaar? Hoeveel ruimte is er beschikbaar, en hoeveel teams kunnen we op één dag realistisch laten spelen? Welke partners kunnen het toernooi meer body geven? En welke prijzen stellen we beschikbaar voor de winnaars?
Als die keuzes gemaakt zijn, gaat de marketing van start. Er wordt een contentplanning opgesteld, een inschrijfformulier gemaakt en de inschrijvingen worden actief gemonitord. Er wordt contact opgenomen met de deelnemers voor praktische informatie over wat er wanneer gebeurt, speelschema’s en toernooiregels. Parallel daaraan loopt de logistieke planning: een personeelsplanning voor opbouw, uitvoering en afbouw, en afstemming met partners die apparatuur en materiaal komen leveren.
De woensdag voor het event: handjes uit de mouwen!
De woensdag voor HDCC gaat het fysieke werk van start. Vrachtwagens worden volgeladen en rijden richting de Jaarbeurs Utrecht. Leveranciers worden opgevangen, hun vrachtwagens uitgeladen en dan begint de opbouw. Tientallen pc’s en monitoren worden uitgepakt, geïnstalleerd en geconfigureerd. Games worden geïnstalleerd en geüpdatet, drivers en programma’s zoals Discord worden klaargezet. Daarna volgt een uitgebreide testfase, want hoe goed je je ook voorbereidt, techniek blijft techniek.
In twee à drie dagen wordt alles opgebouwd, getest en klaargemaakt voor de deelnemers.
Zaterdag en zondag: het toernooi
Op zowel zaterdag als zondag is de organisatie al vroeg aanwezig voor een laatste testrun voordat de deelnemers binnenkomen. Als het toernooi eenmaal loopt, houden scheidsrechters toezicht op het speelschema en de naleving van de toernooiregels. Elke wedstrijd moet op tijd afgerond zijn, want de finale vindt vaak plaats op het podium en die moet op een bepaald tijdstip beginnen. Dat vraagt om strakke coördinatie tot op de minuut.
Zondag: afbouw
Wat twee à drie dagen kostte om op te bouwen, wordt op zondag in twee à drie uur weer afgebroken. Vermoeid na een intensief weekend, maar secuur: kabels worden zorgvuldig opgerold, spullen gaan terug in de juiste dozen, vrachtwagens worden geladen. En dan gaat alles weer terug.
Na het weekend: de afronding
Maar daarmee is het nog niet voorbij. Terug op kantoor wordt alle apparatuur gecontroleerd, heringedeeld en klaargezet voor het volgende evenement. Sponsors worden op een passende manier bedankt, winnaars worden via social media in het spotlicht gezet. Foto’s en video’s worden nabewerkt en gepubliceerd, sponsorrapportages opgesteld en de financiële afhandeling afgerond.
Samenwerking met Breda University of Applied Sciences
Dit hele proces – van de eerste planningssessie tot de laatste factuur – wordt mede uitgevoerd door studenten van de Minor Esports Event & Media Management aan Breda University of Applied Sciences. Geen gesimuleerde opdracht, maar echte verantwoordelijkheid op het grootste popcultuur-evenement van Nederland.
Voor die studenten is het precies de hands-on ervaring waar de minor om draait. Esports is een industrie die razendsnel evolueert met nieuwe games, nieuwe platforms en nieuwe businessmodellen. Door mee te draaien in een professionele productie leren studenten niet alleen hoe een toernooi werkt, maar ook hoe je omgaat met de dynamiek en onvoorspelbaarheid van een jonge, innovatieve branche. Dat is kennis die je niet uit een boek haalt.
Lijkt het jou ook leuk om een esports toernooi te organiseren?
Dan is de Minor Esports Event & Media Management misschien iets voor jou. Je leert alles over evenementenorganisatie, mediaproductie, strategie en marketing. Geen voorkennis vereist, alleen een leergierige instelling. Iedereen met een propedeusediploma kan zich inschrijven.
